Порядок уничтожения персональных данных: как все сделать правильно

Порядок уничтожения персональных данных — это не просто формальность, а важная часть работы любой организации, которая обрабатывает сведения о гражданах. Нарушение этого порядка может привести к серьезным последствиям: от штрафов до потери доверия клиентов. Как правильно организовать уничтожение персональных данных в организации, какие методы использовать, как избежать ошибок и защитить себя от претензий? Разберем все этапы, приведем реальные примеры и дадим практические советы, чтобы вы могли быть уверены в безопасности и законности своих действий. Если вам нужна профессиональная помощь, воспользуйтесь услугой по удалению информации с различных сайтов от экспертов Primerep.

Что такое уничтожение персональных данных и зачем оно нужно?

Уничтожение персональных данных — это процесс, при котором сведения о человеке становятся невозможными для восстановления и дальнейшего использования. Законодательство РФ приравнивает этот этап к сбору, хранению и обработке данных, требуя от компаний такой же ответственности и документирования. Согласно Федеральному закону №152-ФЗ «О персональных данных», уничтожение данных обязательно после достижения целей их обработки, по истечении срока хранения или по требованию субъекта данных.

Когда уничтожение персональных данных становится обязательным?

Достижение целей обработки (например, завершение договора или оказание услуги).
Истечение срока хранения, установленного законом или внутренними документами.
Отзыв согласия субъектом персональных данных.
Неправомерное получение или обработка данных (например, без согласия или с нарушением закона).

В каждом из этих случаев оператор обязан прекратить обработку и уничтожить персональные данные, если иное не предусмотрено федеральным законом (например, для бухгалтерских документов).

Порядок уничтожения персональных данных в организации: пошаговая инструкция

Чтобы не запутаться в деталях, рассмотрим процесс уничтожения персональных данных в организации поэтапно — как для Гомера Симпсона, чтобы не пропустить ни одного шага.

1. Определите основания для уничтожения данных

Проверьте, достигнуты ли цели обработки (например, сотрудник уволился, клиент перестал пользоваться услугой).
Проверьте сроки хранения документов с персональными данными.
Проверьте, поступил ли отзыв согласия от субъекта данных.
Проверьте, не были ли данные получены или обработаны с нарушением закона.

2. Создайте комиссию по уничтожению персональных данных

Издайте приказ о создании комиссии (в произвольной форме).
Включите в комиссию ответственных сотрудников: начальника отдела кадров, бухгалтера, руководителей подразделений, секретаря и других.
Определите цели, функции и сроки работы комиссии.

3. Составьте перечень данных и носителей, подлежащих уничтожению

Перечислите все документы и электронные носители, где хранятся персональные данные.
Сверьте этот перечень с внутренними учетными записями и актами о прекращении обработки данных.

4. Выберите способ уничтожения персональных данных

Для бумажных носителей: разрезание, сжигание, гидрообработка, механическое уничтожение (например, шредер с 5-6 степенью измельчения).
Для электронных носителей: гарантированное стирание информации, физическое уничтожение микросхем, сдача на утилизацию специализированным организациям.

Важно: уничтожение должно быть конфиденциальным, чтобы исключить возможность восстановления данных.

5. Проведите уничтожение данных

Осуществите уничтожение в специально отведенном помещении, с соблюдением мер безопасности.
Комиссия фиксирует процесс уничтожения в акте (указывается дата, способ, перечень уничтоженных данных, подписи членов комиссии).
Срок уничтожения — не более 30 дней с момента наступления основания (например, истечения срока хранения).

6. Храните документы, подтверждающие уничтожение

Акты об уничтожении персональных данных хранятся в организации для подтверждения законности действий при проверках.
При необходимости предоставляйте эти документы по запросу контролирующих органов или субъектов данных.

Иные методы помощи и примеры из практики

Иногда уничтожение персональных данных требует нестандартных решений. Например, если информация размещена на сторонних интернет-ресурсах, потребуется удаление информации с различных сайтов через обращение к администраторам, судебные иски или жалобы в Роскомнадзор.

Пример: сотрудник уволился, но его резюме с личными данными осталось на сайте компании. По закону, компания обязана удалить эти сведения по требованию бывшего сотрудника. Если сайт не подчиняется требованиям, можно обратиться в Роскомнадзор или в суд для принудительного удаления информации.

Законные способы решения вопросов

Соблюдение требований Федерального закона №152-ФЗ и внутренних положений организации.
Использование специализированных сервисов и программ для гарантированного удаления данных.
Привлечение лицензированных компаний для уничтожения электронных и бумажных носителей.
Оформление всех процедур документально (приказы, акты, журналы учета).

Практические рекомендации по защите при уничтожении персональных данных

Регулярно проводите аудит хранения и обработки персональных данных.
Обновляйте внутренние положения и инструкции по уничтожению данных.
Обучайте сотрудников правилам работы с персональными данными и ответственности за нарушения.
Используйте современные средства защиты информации при удалении электронных данных.
Ведите учет всех операций по уничтожению данных, чтобы избежать претензий и штрафов.

Интересный факт: по статистике, более 60% утечек персональных данных происходит из-за неправильного уничтожения или хранения информации. Даже один забытый жесткий диск или папка с документами может стать причиной крупного скандала и финансовых потерь.

Анализ правовых аспектов: что говорит закон?

Федеральный закон №152-ФЗ «О персональных данных» четко регламентирует порядок уничтожения персональных данных. В частности, статьи 5, 9, 21 и 22 определяют принципы обработки, основания и сроки уничтожения, а также ответственность за нарушения. Организации обязаны не только уничтожать данные по наступлении оснований, но и подтверждать этот факт документально. За несоблюдение порядка предусмотрены административные штрафы, а в отдельных случаях — уголовная ответственность.

Сравнение: если сбор и хранение данных — это «входная дверь» в дом, то уничтожение — «замок», который защищает от проникновения посторонних после того, как жильцы съехали. Оставить дверь открытой — значит подвергнуть себя риску.

Негативные последствия неправильных действий: реальные примеры

Компания не уничтожила персональные данные уволенного сотрудника, и они попали в открытый доступ. Итог — штраф 75 000 рублей и судебные иски от бывшего работника.
Организация не оформила акт об уничтожении данных, и при проверке не смогла доказать факт их удаления. Итог — предписание Роскомнадзора и штраф.
Данные клиентов были удалены только с компьютера, но остались на резервных копиях. В результате произошла утечка, компания потеряла репутацию и клиентов.

Риторический вопрос: стоит ли экономить на правильном уничтожении данных, если последствия могут быть гораздо дороже?

Пошаговая инструкция: как уничтожить персональные данные правильно

Проверьте основания для уничтожения данных (цели достигнуты, срок хранения истек, поступил отзыв согласия).
Издайте приказ о создании комиссии по уничтожению данных.
Составьте перечень документов и носителей, подлежащих уничтожению.
Выберите способ уничтожения (разрезание, сжигание, стирание, утилизация).
Проведите уничтожение в присутствии комиссии, зафиксируйте процесс в акте.
Храните акты и другие подтверждающие документы.
Проверьте, не остались ли копии данных на других носителях или в облачных сервисах.
Обновите внутренние журналы учета и уведомите заинтересованных лиц (при необходимости).

Советы экспертов

Не откладывайте уничтожение данных «на потом» — это прямой путь к штрафам.
Используйте только проверенные методы и оборудование для уничтожения информации.
Проводите обучение сотрудников и разъясняйте им ответственность за нарушения.
Регулярно пересматривайте внутренние регламенты и положения об уничтожении данных.
При возникновении сложных ситуаций обращайтесь к профессионалам — это сэкономит время и нервы.

Краткий итог и призыв к действию

Правильный порядок уничтожения персональных данных — это не только требование закона, но и залог безопасности вашей компании и доверия клиентов. Соблюдайте пошаговую инструкцию, оформляйте все действия документально, используйте современные методы и не забывайте о регулярном контроле. Если вы столкнулись с проблемой удаления информации в интернете или не уверены в правильности своих действий, обратитесь за помощью к специалистам Primerep — мы поможем вам защитить ваши интересы и избежать неприятных последствий.

Использованные ключевые слова: порядок уничтожения персональных данных, порядок уничтожения персональных данных в организации, уничтожение персональных данных

Источники: