Как отозвать согласие на обработку персональных данных при увольнении

В современном мире защита персональных данных становится всё более актуальной проблемой. Особенно остро этот вопрос встаёт при увольнении с работы, когда многие задумываются о том, что происходит с их личной информацией после прекращения трудовых отношений. Отзыв согласия на обработку персональных данных при увольнении – это законное право каждого работника, которое позволяет контролировать использование своих данных бывшим работодателем. Однако процедура отзыва имеет свои особенности и нюансы, которые необходимо учитывать для эффективной защиты своих прав.

Правовые основы обработки персональных данных работника

Прежде чем разбираться в процедуре отзыва согласия, важно понимать правовую базу, регулирующую обработку персональных данных в трудовых отношениях.

Законодательное регулирование

Основными нормативными актами, регулирующими вопросы обработки персональных данных в России, являются:

• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»
• Трудовой кодекс РФ (глава 14 «Защита персональных данных работника»)
• Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
• Приказ Росархива от 20.12.2019 N 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов»

Согласно ст. 86 Трудового кодекса РФ, работодатель имеет право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях, связанных с выполнением трудовых обязанностей, соблюдением законодательства и обеспечением безопасности. При этом обработка должна осуществляться в соответствии с принципами законности, ограничения хранения и необходимости получения согласия субъекта данных.

Что такое согласие на обработку персональных данных

При трудоустройстве каждый сотрудник подписывает согласие на обработку персональных данных – документ, который дает работодателю право собирать, хранить, использовать и передавать определенную информацию о работнике. Это могут быть:

• Паспортные данные
• Сведения об образовании и квалификации
• Информация о трудовом стаже
• Данные о семейном положении
• Контактная информация
• Сведения о заработной плате
• Медицинские данные (в некоторых случаях)

Важно понимать, что согласие на обработку персональных данных – это добровольное волеизъявление субъекта, которое может быть отозвано в любой момент, в том числе и при увольнении.

Право на отзыв согласия на обработку персональных данных

Право субъекта персональных данных (сотрудника) на отзыв своего согласия на обработку персональных данных закреплено в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Это право является важным инструментом для обеспечения контроля над своей личной информацией и защиты приватности.

Когда можно отозвать согласие

Законодательство не устанавливает временные рамки для согласия на обработку персональных данных, и оно может быть отозвано сотрудником:

• В день увольнения
• После увольнения (в любой момент)
• Даже во время работы (хотя это может создать сложности в трудовых отношениях)

Важно отметить, что отзыв согласия – это право, а не обязанность работника. При увольнении сотрудник вправе отозвать свое согласие, но он не обязан этого делать.

Ограничения права на отзыв согласия

Несмотря на то, что право на отзыв согласия закреплено законодательно, существуют ситуации, когда даже после отзыва согласия работодатель имеет законные основания продолжать обработку некоторых персональных данных. Это связано с требованиями других нормативных актов, в частности, законодательства об архивном деле.

Согласно Федеральному закону от 22.10.2004 N 125-ФЗ и Приказу Росархива от 20.12.2019 N 237, работодатель обязан обеспечить хранение кадровых документов в течение установленных сроков (для некоторых документов – до 50 или даже 75 лет). Эта обязанность сохраняется даже при отзыве согласия на обработку персональных данных.

Процедура отзыва согласия на обработку персональных данных при увольнении

Для эффективного отзыва согласия на обработку персональных данных необходимо следовать определенной процедуре, которая поможет защитить ваши права и обеспечить выполнение требований законодательства.

Подготовка заявления об отзыве согласия

Первым шагом является составление письменного заявления об отзыве согласия на обработку персональных данных. Заявление должно содержать:

• ФИО и должность руководителя организации
• Ваши ФИО, паспортные данные, контактную информацию
• Четкое указание на отзыв ранее данного согласия на обработку персональных данных
• Требование о прекращении обработки персональных данных и их уничтожении (если это не противоречит требованиям законодательства)
• Дату составления заявления и вашу подпись

Рекомендуется составить заявление в двух экземплярах, один из которых останется у вас с отметкой о принятии.

Подача заявления работодателю

Заявление об отзыве согласия на обработку персональных данных можно подать несколькими способами:

1. Лично в отдел кадров или канцелярию – наиболее надежный способ, при котором вы получаете отметку о принятии на своем экземпляре
2. Заказным письмом с уведомлением о вручении – подходит, если вы уже не работаете в организации или находитесь в другом городе
3. Через представителя по доверенности – если у вас нет возможности лично подать заявление

При личной подаче заявления попросите сотрудника, принимающего документы, поставить на вашем экземпляре отметку о принятии с указанием даты, должности и подписи принявшего лица.

Сроки рассмотрения заявления работодателем

Согласно ч. 5 ст. 21 Федерального закона «О персональных данных», в случае отзыва согласия на обработку персональных данных работодатель обязан прекратить их обработку или обеспечить прекращение такой обработки в срок, не превышающий 30 дней с даты поступления заявления.

Если продолжение обработки персональных данных невозможно без согласия, работодатель должен уничтожить персональные данные в тот же срок. Однако, как уже упоминалось, это правило не распространяется на документы, которые работодатель обязан хранить в соответствии с законодательством об архивном деле.

Обязанности работодателя при получении отзыва согласия

При получении от работника заявления об отзыве согласия на обработку персональных данных работодатель обязан предпринять ряд действий для соблюдения требований законодательства.

Прекращение обработки персональных данных

Согласно ч. 5 ст. 21 Закона № 152-ФЗ, в случае отзыва согласия на обработку персональных данных работодатель обязан:

• Прекратить обработку персональных данных
• Обеспечить прекращение обработки, если она осуществляется другим лицом по поручению работодателя
• Уничтожить персональные данные, если их хранение не требуется по закону

Важно отметить, что прекращение обработки персональных данных не означает полного удаления всей информации о работнике. Работодатель имеет право и обязанность хранить определенные документы в соответствии с требованиями законодательства об архивном деле.

Документальное оформление процедуры

Для правильного документального оформления процедуры прекращения обработки персональных данных работодателю рекомендуется:

1. Издать приказ о прекращении обработки персональных данных уволенного работника
2. Составить акт об уничтожении персональных данных (для тех данных, которые не подлежат обязательному хранению)
3. Направить работнику уведомление о выполнении его требований или о частичном выполнении с указанием причин

Документальное оформление процедуры поможет работодателю избежать возможных претензий и доказать соблюдение требований законодательства в случае проверок или судебных разбирательств.

Исключения из правила об уничтожении данных

Несмотря на отзыв согласия, работодатель имеет право и обязанность продолжать хранение определенных документов, содержащих персональные данные работника. К таким документам относятся:

• Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности
• Личные карточки работников (форма Т-2)
• Приказы по личному составу
• Документы, связанные с начислением заработной платы
• Документы воинского учета
• Документы по учету несчастных случаев на производстве

Сроки хранения этих документов установлены законодательством и могут составлять от 3 до 75 лет в зависимости от типа документа.

Особенности обработки персональных данных в электронных системах

В современных организациях значительная часть персональных данных работников хранится в электронном виде – в базах данных, информационных системах, программах учета (например, 1С). Отзыв согласия на обработку персональных данных затрагивает и эту сферу.

Удаление данных из электронных баз

Вопрос об удалении персональных данных из электронных баз после отзыва согласия законодательно не урегулирован в полной мере. Однако, исходя из общих принципов законодательства о персональных данных, можно сделать следующие выводы:

• Данные, не подлежащие обязательному хранению, должны быть удалены из электронных систем
• Данные, которые работодатель обязан хранить по закону, могут оставаться в системе, но доступ к ним должен быть ограничен
• В некоторых случаях возможно обезличивание данных вместо полного удаления

На практике многие работодатели предпочитают обезличивать данные уволенных сотрудников в электронных системах, сохраняя при этом возможность формирования необходимой отчетности.

Обезличивание персональных данных

Обезличивание – это процедура, в результате которой становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту. Это может быть компромиссным решением при отзыве согласия на обработку персональных данных.

Методы обезличивания включают:

• Замену идентификаторов на псевдонимы
• Удаление части данных
• Разделение данных на части и хранение их в разных местах
• Перемешивание данных

Обезличивание позволяет работодателю сохранить статистическую информацию для аналитики и отчетности, при этом соблюдая права бывшего работника на защиту персональных данных.

Практические рекомендации по защите персональных данных при увольнении

Для эффективной защиты своих персональных данных при увольнении рекомендуется придерживаться следующих практических советов.

Что нужно сделать перед увольнением

1. Изучите политику компании в отношении персональных данных – это поможет понять, какие данные и как долго будут храниться после вашего ухода
2. Проверьте, какие документы с вашими персональными данными есть у работодателя – запросите информацию об обрабатываемых персональных данных
3. Подготовьте заявление об отзыве согласия заранее – это позволит избежать спешки в последний рабочий день
4. Уточните, какие данные могут быть удалены, а какие должны храниться по закону – это поможет сформулировать корректные требования

Заблаговременная подготовка поможет вам более эффективно защитить свои персональные данные при увольнении.

Как контролировать выполнение требований работодателем

После подачи заявления об отзыве согласия важно контролировать выполнение ваших требований работодателем:

• Запросите письменное подтверждение о прекращении обработки ваших персональных данных
• Попросите предоставить акт об уничтожении персональных данных (если применимо)
• Проверьте, не используются ли ваши данные для рассылок или других целей после увольнения
• В случае обнаружения нарушений обратитесь с жалобой в Роскомнадзор или в суд

Активный контроль за выполнением требований поможет предотвратить возможные нарушения ваших прав на защиту персональных данных.

Куда обращаться в случае нарушения прав

Если работодатель игнорирует ваше заявление об отзыве согласия или нарушает требования законодательства о персональных данных, вы можете обратиться в следующие инстанции:

1. Роскомнадзор – федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере персональных данных
2. Прокуратуру – для проведения проверки соблюдения законодательства
3. Суд – для защиты своих прав и взыскания компенсации морального вреда

При обращении в контролирующие органы или суд необходимо предоставить доказательства подачи заявления об отзыве согласия и нарушения ваших прав работодателем.

Судебная практика по вопросам отзыва согласия на обработку персональных данных

Судебная практика по вопросам отзыва согласия на обработку персональных данных при увольнении пока не очень обширна, но уже сформировались определенные тенденции в рассмотрении таких дел.

Примеры судебных решений

Анализ судебной практики показывает, что суды часто принимают во внимание баланс между правом работника на защиту персональных данных и законными интересами работодателя:

• В большинстве случаев суды признают право работодателя на хранение документов, содержащих персональные данные, если это предусмотрено законодательством об архивном деле
• При этом суды требуют от работодателей прекращения активной обработки персональных данных уволенных работников, если на это нет законных оснований
• В случаях, когда работодатель продолжает использовать персональные данные для рассылок или передает их третьим лицам без законных оснований, суды, как правило, встают на сторону работников

Например, в Апелляционном определении Пензенского областного суда от 27.04.2023 N 33-1359/2023 суд отказал в удовлетворении требований работника об изъятии и уничтожении документов, содержащих его персональные данные, поскольку действия работодателя по хранению этих документов были признаны правомерными и не нарушающими права и свободы истца.

Типичные ошибки при отзыве согласия

Анализ судебной практики позволяет выделить типичные ошибки, которые допускают работники при отзыве согласия на обработку персональных данных:

• Требование полного удаления всех персональных данных, включая те, которые работодатель обязан хранить по закону
• Отсутствие доказательств подачи заявления об отзыве согласия
• Неконкретные формулировки в заявлении, не позволяющие определить, какие именно данные и для каких целей работник запрещает обрабатывать
• Преждевременное обращение в суд без предварительного обращения к работодателю

Избегая этих ошибок, вы повысите шансы на успешную защиту своих прав в случае судебного разбирательства.

Последствия отзыва согласия на обработку персональных данных

Отзыв согласия на обработку персональных данных при увольнении имеет определенные последствия как для работника, так и для работодателя.

Для работника

Отзыв согласия на обработку персональных данных может иметь следующие последствия для работника:

• Положительные:
  • Снижение риска несанкционированного использования персональных данных
  • Уменьшение вероятности получения нежелательных рассылок от бывшего работодателя
  • Повышение уровня защиты личной информации
• Потенциально негативные:
  • Возможные сложности при получении справок или характеристик от бывшего работодателя
  • Затруднения при подтверждении опыта работы, если данные были полностью удалены
  • Риск конфликтных ситуаций с бывшим работодателем

Перед отзывом согласия рекомендуется взвесить все возможные последствия и принять обоснованное решение.

Для работодателя

Для работодателя отзыв согласия на обработку персональных данных бывшим работником также имеет определенные последствия:

• Обязательства:
  • Необходимость пересмотра процессов обработки персональных данных
  • Обязанность документально оформить прекращение обработки данных
  • Потенциальные затраты на обезличивание или удаление данных из информационных систем
• Риски:
  • Административная ответственность в случае нарушения требований законодательства
  • Репутационные риски при разглашении информации о нарушениях
  • Судебные издержки в случае обращения работника в суд

Для минимизации рисков работодателям рекомендуется разработать четкие процедуры обработки персональных данных уволенных работников и строго следовать требованиям законодательства.

Альтернативные способы защиты персональных данных

Помимо отзыва согласия на обработку персональных данных, существуют и другие способы защиты своей личной информации при увольнении.

Ограничение объема предоставляемых данных

Один из эффективных способов защиты персональных данных – это изначальное ограничение объема предоставляемой работодателю информации:

• Предоставляйте только те данные, которые действительно необходимы для трудовых отношений
• При заполнении анкет и форм оставляйте пустыми необязательные поля
• Уточняйте цели сбора дополнительной информации и отказывайтесь от ее предоставления, если она не связана напрямую с трудовой функцией

Чем меньше персональных данных вы предоставите работодателю, тем меньше информации потребуется защищать при увольнении.

Использование права на забвение

Помимо отзыва согласия на обработку персональных данных, в некоторых случаях можно воспользоваться «правом на забвение», которое предусмотрено ст. 10.3 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:

• Это право позволяет требовать удаления информации о себе из поисковых систем
• Особенно актуально, если информация о вашей работе в компании распространяется в интернете
• Для реализации этого права необходимо обратиться напрямую к оператору поисковой системы

Право на забвение может быть полезным дополнением к отзыву согласия на обработку персональных данных, особенно если информация о вас уже попала в публичное пространство.

Мониторинг использования персональных данных

Даже после увольнения и отзыва согласия на обработку персональных данных рекомендуется продолжать мониторинг использования вашей информации:

• Регулярно проверяйте, не появляется ли информация о вас на сайте бывшего работодателя
• Отслеживайте рассылки и сообщения от компании, в которой вы работали
• Настройте оповещения в поисковых системах на свое имя и другие идентификаторы
• При обнаружении несанкционированного использования ваших данных незамедлительно реагируйте

Активный мониторинг поможет своевременно выявить возможные нарушения и принять меры по защите своих прав.

Защита персональных данных при увольнении – это важный аспект обеспечения информационной безопасности в современном мире. Отзыв согласия на обработку персональных данных является эффективным инструментом контроля над своей личной информацией, однако его применение требует понимания правовых нюансов и ограничений.

Помните, что некоторые персональные данные работодатель обязан хранить в соответствии с требованиями законодательства об архивном деле, и отзыв согласия не может отменить эту обязанность. В то же время, для данных, не подлежащих обязательному хранению, отзыв согласия является действенным способом защиты.

Для максимальной эффективности защиты своих персональных данных рекомендуется комбинировать различные методы: ограничение объема предоставляемой информации, своевременный отзыв согласия при увольнении, использование права на забвение и постоянный мониторинг использования ваших данных.

В случае нарушения ваших прав не стесняйтесь обращаться в компетентные органы – Роскомнадзор, прокуратуру или суд. Защита персональных данных – это не только ваше право, но и важный элемент общей культуры информационной безопасности в обществе.

Использованные ключевые слова: отзыв согласия на обработку персональных данных при увольнении, отзыв согласия на обработку персональных данных, прекращение обработки персональных данных.